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この世に職種は様々ありますが、4月から新体制として新人が入ってきたり、異動があるところが多いと思います。そんな時期に向けて問題になってくるものの1つに【仕事の引き継ぎ】があります。

 

 

この記事を読んで下さっているということは、【仕事の引き継ぎ】が上手くいってなかったり、悩んでいるのではないでしょうか?

 

 

私自身そうでした。そしてそれはかなりのストレスでした。この記事では、【仕事の引き継ぎ】の重要性・難しい職場のチェック・上手く引き継ぐために”のあたりを詳しくまとめていきます。

 

 

※私の経験も含めますので、少々言い方が厳しくなるかもしれませんが、きっと納得してくれるものと思います・・・。

《この記事で分かること》

 ✅  引き継ぎの重要性

 ✅  難しい職場にありがちなこと

 ✅ 引き継ぐために必要なこと

 ✅ 上手くいった経験談

〜仕事の引き継ぎの重要性〜

今さら【仕事の引き継ぎ】の重要性を確認する必要はないかもしれませんが、一応確認しておきましょう。なぜなら、引き継ぐ側でも受ける側でもその重要性が分かっていない人はいるからです。

 

 

残念ながらどの業界でもあります。だってどちらもそのことを理解していれば、だいたい引き継ぎは上手くいくはずですから。ということで、まずは「どうして引き継ぎは重要なのか?」と聞かれた時に答えられるようにもういちど確認しましょう。

ー特定の人の負担が増えるー

仕事の引き継ぎをしなければ、特定の人の仕事だけどんどん増えていきます。「それでも仕事がまわっているからいいじゃないか。」という人がいますが、大きな間違いです。大事なのでことなのでもう一度言います。大きな間違いです。

 

 

なぜなら、もし仕事をたくさん引き受けている人が、栄転・転職なり異動になってしまい、急にいなくなったらどうしますか?もう、てんやわんやですね。そうならない為にも引き継ぎは非常に重要なのです。

ー組織としてのレベルが上がらないー

当然、特定の人だけが多く仕事をしている状況になると、その一部の人だけがどんどんキャリアアップしていきます。組織の能力を平均値にすれば、組織が成長しているように見えますが全く違います。どんなに優秀でも一人の体力で出来る仕事は限られているからです。

 

 

また、組織全体で仕事をしていかないとレベルはあがらないので、必ずいつかそのツケは回ってきます。ちなみにレベルの低い人達はその予兆には当然気付かず、下手をしたら問題が起きても、事の重大さに気づかないというパターンもあり得ます。(私の以前の職場はそうでした。)

ー人間関係が悪くなるー

仕事を多く引き受けている人がどんなに神様のように人間のできている人でも、確実に負担とストレスはかかっています。また、人間ができていない人が仕事を多く引き受けている場合はもう悲惨です。なぜなら周りがサボっているとしか思えないから、不満がびっくりするくらいにたまっていくからです。そうなると当然人間関係は悪くなり、組織として完全に崩壊していきます。

〜引き継ぎができない職場とは〜

仕事の引継ぎができない職場には、いくつかの問題があります。必ずしも一つのパターンが当てはまるのではなく、複数の要因が重なることもあります。

ー引き継ぐ側の問題ー

引き継ぐ側によくあるパターンとして、今までたくさん仕事をこなしており、自分がやるのが当たり前になってしまっており、「引き継ぐのに時間をとるくらいなら、自分でやった方が早い。」と思っている人。正直、引き継ぐ側になったことのある人なら一度は経験しているのではないでしょうか?

 

 

この気持ち本当によ〜く分かります。でも、これではダメなのです。引き継ぐのも仕事のうちです。確かに一から引き継いでいくのが一番丁寧かもしれませんが、それにはかなり時間がかかってしまいまうので、引継ぎの内容と時間を最大限効率化させましょう。引き継ぐことから逃げてはいけません。

ー受ける側の問題ー

引継ぎを受ける側は《きちんと仕事を引き継ぐことの重要性が分かっているかどうか》が鍵です。それさえきちんと分かっていてくれれば大丈夫です。あくまで本当に分かってくれていたらですが・・・。

 

 

どうして自分にその仕事が回ってきているのか?自分は何年目でどういった仕事をしていかなければならないのか?これが分かっていれば、たとえまともな引継ぎがなくても自ら仕事ができるようになります。(やるしかないので)

 

 

「まともな引継ぎがない〜。」と言っている人はもう一度考えなおして下さい。自分がAさんの仕事を引き継ぐのかが分かっているだけで、実はかなりマシなのです。

ー管理職側の問題ー

管理職の仕事は最重要だと言ってもいいでしょう。なぜなら引き継ぐ側と受ける側をきちんと見据えて仕事を振り、育成していかなければならないからです。そもそも全ての原因の始まりはここにあると言ってもいいかもしれません。(実際は、人材不足によりどうしようもないということもあるでしょうが・・・。)

 

 

その為少なくとも、引き継ぐ側には「いつまでに・どんな仕事を・どんな方法で」くらいのアドバイスと進捗状況の確認をする必要があります。また、受ける側には「どうして自分が仕事を引き継ぐのか」の意味を認識させて下さい。

〜引き継ぐために必要なこと〜

引き継ぐ側、受ける側、管理職側の問題に触れてきましたが、引き継ぐ為に必要なことをそれぞれの立場のみでまとめてみました。

 

・・・引き継ぐ側・・・

 ✅【引き継ぎから逃げない】

→ 本当に組織のことを思うなら時間のせいにせず、面倒でも一緒になり、時間をとって引き             継ぎましょう。

 

・・・受ける側・・・

✅【自分から声をかけて教えてもらう】

→引き継ぎを受けるあなたも待っているのではなく、自分から声をかけましょう。引き継ぐ側に強制的に時間を作ってもらうくらいの気持ちが必要です。

 

・・・管理職側・・・

✅【将来を見据えた人選を!】

→将来的にどういう組織経営をしていくのかのビジョンをもったうえで、人選してください。本当に慎重に。

〜成功談・失敗談〜

最後は私の経験談をお伝えします。私は引き継ぎの成功失敗どちらも経験しました。

 

《成功パターン・・・先輩→私》

自分で言うのもなんですが、全てが急だったので、はっきり言ってまともな引き継ぎなんてものはありませんでした。何も分からず見よう見まね、自力で試行錯誤して、いつのまにか出来るようになっていました。

 

 

その時の私は、どんな仕事も一人で出来るようになりたかったので、そういう意味では声がかかったことに自分なりの意味を見出していたと思います。つまり、受ける側がきちんと自分に引き継がれる意図を理解していたパターンと言えます。

 

《失敗パターン・・・私→後輩》

私も4年目くらいになり、仕事を引き継ぐ必要性が出てきました。というか、自分がいなくなった時にのためのことを考えたら、していかざるを得ませんでした。自分の時とは違い、丁寧に引き継いでいこう!と思っていましたが・・・

 

 

いざやってみると、これがなかなか難しかったです。まず、引き継ぐ時間を取るのが面倒でした。同時にこれくらい教えたら後は自分で何とかするだろうという思いもありました。(自分が出来たので・・・。)

 

 

つまり、前述した引き継ぐ側の問題を起こしていたわけです。結果はやはり引き継ぐことはできませでした。

〜尊敬する先輩の言葉〜

これではいけないと思い、異動した尊敬する先輩に悩みを相談してみました。すると目からウロコのお言葉をいただきました。会話の一部始終がこちらです↓

 

 

先輩:「ちょっと恥ずかしい話になるかもしれないけど。○○(私)君は何で俺の仕事ができた?ちゃんとした引き継ぎがなかったのに。」

 

私:「どんな仕事も出来るようになりたかったのと、先輩から任されて何か嬉しかったからです。」

 

先輩:「ほう、そしたらもう答え出てるよ。」

 

私 :「どういうことですか?」

 

先輩:「自分の何でもやろうという意識は素晴らしいけど、それは置いといて、嬉しかったんでしょ?」

 

私 :「はい。」

 

先輩:「何で嬉しかったの?」

 

私 :「□□先輩から仕事を引き継ぐことになったからです。」

 

先輩:「つまり、憧れてる俺から仕事をもらったから、嬉しくて、辛くてもしんどくても頑張れたって

ことじゃない?自分で言うのは恥ずいけど笑。」

 

 

これが会話の一部始終です。

 

 

さすがは先輩でした。まさにその通りでした。「こんな人になりたい!」と思っている人からの仕事だったから頑張れたんです。

 

 

つまり、仕事の引き継ぎや組織の成長には【憧れ】が必要なのです!

 

 

引き継ぐ側が憧れられるような存在にならなければならないのです。そうすることで、受ける側の力を最大限発揮させることができるのですから。

 

 

確かに、振り返って考えてみると、自分はどんな仕事もこなしていたけれど、憧れられるような存在ではなかったと思います。仕事だけでなく憧れられる人間性を磨いていかなければならないと感じた瞬間でした。

〜まとめ〜

○ 上手な仕事の引き継ぎ=組織の向上

○ 職場には【憧れ】が不可欠!

たまたま似たような相談を受けたこととから詳しく記事にさせてもらいました。まあ、それぞれ全員が頑張っていたらもっと楽に回っていくものだとは思いますが、少しでも引き継ぎに悩んでいる人にとって有意義な情報となれば嬉しいです!

 

 

 

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